مدیریت خرید چیست؟

خرید جزئی جدایی ناپذیر در اکثر مشاغل محسوب می شود. یک شرکت تولیدی، مواد اولیه و خدمات مورد نیاز را برای تولید محصولات خود خریداری می کند.

یک شرکت خرده فروشی اقلام را خریداری کرده و می‌فروشد و یک عمده فروش نیز همین کار را به صورت عمده انجام می‌دهد. در هر سه کسب و کار تولید، خرده فروشی و عمده فروشی، خرید، عملکرد و کیفیت کسب و کار را تعیین می کند. بنابراین، خرید و کلیه فرایند های مربوط به آن باید به منظور دستیابی به حداکثر کیفیت، به موقع بودن و با حداقل هزینه مدیریت شود. مدیریت خرید یکی از حیاتی ترین بخش ها در عملیات های یک شرکت است که می تواند مستقیماً بر سود و زیان شرکت تأثیر بگذارد. درک اهداف مدیریت خرید برای به دست آوردن بهترین نتایج در کسب و کار امری فوق العاده ضروری بشمار می رود.

مفهوم و اهداف خرید

مدیریت خرید در واقع مدیریت خرید کالا ها و خدماتی است که شرکت از تامین کنندگان و فروشندگان دریافت می کند. مدیریت خرید اغلب بخشی جدایی ناپذیر از عملیات های شرکت بوده و فرصتی برای بهبود کارایی و سودآوری شرکت می باشد. فرایند خرید معمولاً به منظور به دست آوردن مواد اولیه، قطعات، ماشین آلات، تجهیزات و خدمات مورد نیاز شرکت در زمان مناسب و با قیمت مناسب انجام می شود.

در خرید و دریافت این کالا ها و خدمات، همواره هدف باید بالا ترین کیفیت کالا و در عین حال پایین ترین هزینه خرید برای افزایش سودآوری شرکت باشد. شرکت ها باید به مدیریت خرید تجاری توجه کافی داشته باشند تا بهره وری و سودآوری را به حداکثر برسانند. آنها همچنین باید بر کیفیت اقلام خریداری شده نظارت داشته باشند تا استاندارد های کیفی خود را حفظ کنند. جداول زمانی خرید نیز برای اطمینان از اینکه هزینه های مورد نیاز برای تولید همیشه در صورت نیاز در دسترس هستند، مهم هستند. مدیریت خرید خوب شرکت ها را قادر می سازد تا از دور رقابت خارج نشوند و به مزیت مقیاس دست یابند.

مدیریت خرید تجاری همچنین مستلزم آن است که شرکت، فروشنده های مناسی مناسبی را انتخاب کرده و یک رابطه خوب و دوجانبه سودمند را با آنها برقرار کند. ضمن حفظ روابط تجاری با فروشندگان عادی، شرکت باید ریسک ناشی از داشتن گروهی بسیار کوچک از فروشندگان را نیز به حداقل برساند.

مدیریت خرید یعنی چه؟ توضیح معنی و مفهوم اصطلاح خرید

اصطلاح خرید به معنای خرید یا به دست آوردن کالا ها و خدمات از طرف یک بیزینس یا شرکت می باشد. مدیریت خرید یک فرایند سازمان یافته در کسب و کار است که تضمین می کند شرکت اقلام مورد نیاز خود را در زمان مناسب و با هزینه ای معقول به دست می آورد. بازده خرید کسب و کار در یک شرکت تولیدی حیاتی است و کل فرایند تولید به خرید مواد خام و نهاد های تولید دارد. عمل خرید در چنین شرکتی یک فعالیت مداوم و مکرر می باشد.

فرایند خرید با شناسایی اقلام مورد نیاز و سپس یافتن تامین کننده برای آن شروع می شود. سپس مراحل خرید این موارد را به موقع دریافت کرده و کیفیت و مشخصات مطلوب را برآورده می کند. در مدیریت خرید سعی می شود تا هزینه های صرف شده برای خرید به حداقل رسانده شده و در عین حال روند ثابتی از ورود نهاده های تولید و مواد خام مورد نیاز را برقرار کند. مدیریت خرید، فرایند خرید را کارآمد، دقیق و مقرون به صرفه می سازد. اندازه و سرمایه خرید ممکن است با توجه به نوع شرکت و بزرگی آن متفاوت باشد. اما اهداف و روند کلی مدیریت خرید در کسب و کار برای شرکت های گوناگون تقریباً ثابت است.

مدیر خرید چه وظایفی دارد؟

یک مدیر خرید که به عنوان مسئول خرید نیز شناخته می شود، سرپرست گروهی است که آن گروه عهده دار تهیه کالا و خدمات برای فروش مجدد یا استفاده شرکت می باشد. مدیران خرید در واقع به دنبال بهترین کیفیت موجود با کمترین قیمت هستند و تامین کنندگان را ارزیابی کرده، درباره قرارداد ها مذاکره می کنند و کیفیت محصول را بررسی می نمایند.

مسئولیت های یک مدیر خرید با توجه به صنعتی که شرکت در آن فعالیت دارد، متفاوت است. آنهایی که برای تولید کنندگان کار می کنند مواد خام و یا حداقل فرآوری شده را خریداری می کنند. اما کسانی که برای عمده فروشان یا خرده فروشان کار می کنند کالا های نهایی را خریداری می کنند. وظایف آنها شامل مطالعه و بررسی بازار برای شناسایی روند قیمت و در دسترس بودن مواد و کالا ها در آینده است. دیگر وظایف مدیر خرید شامل تعیین محل فروشندگان، مذاکره در مورد قیمت ها، آمده کردن درخواست و سفارش خرید و نگهداری سوابق خرید می باشد. مدیران خرید معمولاً فعالیت سایر متخصصان را در زنجیره تأمین و بخش تدارکات کسب و کار مدیریت می کنند و به عنوان بخشی از یک تیم گسترده تر کار می کنند.

یک مدیر خرید چه مهارت ها و قابلیت هایی داشته باشد؟

برای اینکه یک مدیر خرید قابل قبول باشید، داشتن مهارت در امور مالی ضروری است. یک مدیر خرید باید مهارت های مدیریتی خوب، تاکتیک های تحلیل مارکت، مهارت های مذاکره، مهارت های ارتباطی و توانایی در بازاریابی داشته باشد.

مدیریت خرید مقام بالایی در شرکت محسوب می شود و توانایی بالا در مدیریت افراد و مهارت های ارتباط بین فردی نیز ضروری است. داشتن این شغل مستلزم داشتن مدرک لیسانس و سابقه کار در خرید می باشد. معمولاً کاندید ها باید گواهی در یکی از برنامه های مدیریتت زنجیره تامین را نیز داشته باشند.

بسیاری از کارفرمایان افرادی را برای مدیریت خرید ترجیح می دهند که مدرک لیسانس خود را در زمینه های تجاری، مالی یا اقتصادی کسب کرده باشند. با این حال برخی نیز ممکن است افرادی را ترجیح دهند که در این زمینه نیز گواهی کسب کرده و می توانند مهارت های عملی عالی از خود به نمایش بگذارند.

چرخه خرید و مراحل آن

چرخه خرید مجموعه ای از مراحل است که شرکت برای خرید انجام می دهد. هر کسب و کاری چرخه خرید مخصوص به خود را دارد و این چرخه با شناسایی نیاز شروع شده و با خرید و دریافت موفق کالا یا خدمات به پایان می رسد. مراحلی که در طول چرخه خرید انجام می شوند عبارتند از:

شناسایی نیاز: یک کسب و کار باید اقلام یا خدمات مورد نیاز خود را شناسایی کند. این موارد ممکن است اقلامی باشند که برای چرخه تولید، کالا هایی که قرار است مجدد به فروش بروند، لوازم اداری، لوازم تعمیر و نگهداری یا کالا هایی برای نیاز های دیگر مورد نیاز هستند، بکار بروند. هنگامی که نیازی شناسایی شد، چرخه خرید آغاز می گردد.

 تأیید و الزامات: پس از شناسایی نیاز به یک سرویس یا یک کالا، باید مشخصات یا جزئیات نیاز ذکر شود. این کار ممکن است نیاز به بحث با بخش های مرتبط برای تعیین مشخصات دقیق و کمیت نیاز داشته باشد.

 درخواست خرید: یک سند رسمی است که جزئیات اقلام مورد نیاز، مشخصات، هدف و مقادیر را نشان می دهد. درخواست خرید یا به صورت دستی پر می شود و یا بصورت یک فرم نرم افزاری، به عنوان درخواست خرید ارسال می شود.

تایید خرید: اگر تمام درخواست های خریدی که انجام می شود به سفارش تبدیل شود، شرکت هیچ کنترلی بر مخارج خود نخواهد داشت. در هر شرکت معمولاً بخشی برای نظارت، بررسی و تایید خرید وجود دارد که در آن یک شخص معین که ممکن است در مقام مدیریت هم باشد، اختیار بررسی دقیق درخواست های خرید و تصمیم گیری در مورد آنها را دارد. گاهی اوقات، اگر این شخص به این نتیجه برسد که شرکت می تواند بدون کالای درخواستی نیز به فعالیت خود ادامه دهد، ممکن است درخواست خرید رد شود. در صورت تایید درخواست، سفارش خرید در چرخه خرید به مراحل بعدی انتقال داده می شود.

شناسایی تامین کننده: اکثر شرکت ها فهرستی از تامین کنندگان از پیش تایید شده که مرتباً به آنها سفارش می دهند را نگهداری می کنند. اگر چنین تامین کننده ای وجود نداشته باشد، شناسایی بهترین تامین کننده برای سفارش مورد نظر شروع می شود. شرایط خرید با تامین کننده مورد مذاکره قرار گرفته و بدین ترتیب سفارش تایید می گردد.

تامین: اقلام خریداری شده طبق شرایط توافق شده دریافت می شود. فروشنده همراه با سفارش یک صورت حساب نیز ارسال می کند.

پرداخت: پس از تایید سفارش خرید، فاکتور تامین کننده و کالای دریافت شده، پرداخت به تامین کننده انجام می شود. همچنین ممکن است عودت و بازپرداخت وجود داشته باشد که بصورت توافقی بین شرکت ها صورت می پذیرد.

نگهداری سوابق: سوابق شرکت با اطلاعات حسابداری و موجودی کالا به روز می شود. اگر کل چرخه خرید با استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار انجام شود، نرم افزار از قبل جزئیات خرید انجام شده را خواهد داشت. نرم افزار مدیریت کسب و کار در واقع کار خسته کننده وارد کردن مکرر داده ها در هر مرحله از چرخه را حذف می کند.

 در مدیریت خرید چه فعالیت هایی صورت می گیرد؟ 

مدیریت چرخه خرید شرکت برای به دست آوردن اقلام مورد نیاز با مشخصات مورد نظر و با قیمتی مناسب را مدیریت خرید می گویند. مدیر خرید یا مسئول خرید، وظیفه بهبود کارایی عملیات شرکت با ارائه کلیه الزامات در زمان مورد نیاز را دارد. کالا هایی با بهترین کیفیت و کاملا مطابق با مشخصات درخواستی باید خریداری شوند. همچنین هدف مدیر خرید صرفه جویی در پول و افزایش سود خالص با به حداقل رساندن مبلغ صرف شده برای خرید است. مدیریت خرید یک مرحله مهم در هر کسب و کاری است و این بیزینس می تواند تولید، عمده فروشی یا خرده فروشی باشد. مدیریت خرید بر استراتژی های خرید شرکت برای مدیریت هزینه، سود و بازده آن تاثیر قابل توجهی را می گذارد.

اهداف کلیدی خرید

درک اهداف مدیریت خرید برای درک عملکرد این فرایند ضروری است. این اهداف را می توان به طور کلی برای انواع مختلف شرکت ها در نظر گرفت.

در دسترس بودن مواد، لوازم و تجهیزات با حداقل هزینه های ممکن

برای مشاغل تولیدی، عمده فروشی و خرده فروشی، تامین اقلام در زمان مناسب برای عملیات شرکت امری حیاتی است. در صورت تاخیر در تأمین اقلام، کل عملیات کسب و کار ممکن است به شدت تحت تاثیر قرار بگیرد. هدف مدیریت خرید در کسب و کار، در دست گرفتن تامین کالا ها و در دسترس کردن خدمات به هنگام نیاز است. هزینه اولیه خرید بر حاشیه سود محصولات تأثیر می گذارد. مدیر خرید همواره سعی می کند تا با به دست آوردن اقلام با کمترین هزینه ممکن، ضمن حفظ کیفیت، هزینه تولید را کاهش دهد.

فعال کردن جریان منظم تولید

جریان منظم مواد خام و نهاده های تولید، باعث تداوم یافتن خط تولید و زنجیره تامین شرکت می شود. یک مدیر خرید خوب، جریان تولید منظم را با عرضه به موقع و دقیق اقلام حفظ می کند. مدیریت خرید همچنین به ایجاد بهره بری به میزان مطلوب کمک می نماید. در یک کسب و کار خرده فروشی، جریان ثابت تامین اقلام تضمین می کند که موجودی کافی برای فروش وجود دارد. مدیریت خرید شامل انتخاب صحیح مناسب ترین کالا های مورد تقاضا نیز می شود.

افزایش گردش دارایی

خرید اقلام و افزایش موجودی یک سرمایه گذاری قابل توجه نقدی محسوب می شود. این ذخیره موجودی معمولاً در زیر دارایی ها در گزارش های مالی شرکت ذکر می شود. زمانی که خرید نا کارآمد باشد، جریان های نقدی شرکت در موجودی خریداری شده محبوس می شود. تصمیمات خرید بد ممکن است برای یک شرکت سنگین تمام شود و هزینه اضافی را ایجاد کند. اقلامی که خریداری ندارند، همانند سرمایه ای هستند که محبوس شده و همچنین نگهداری آن ها نیز هزینه در بر خواهد داشت. اگر هم چنین اقلامی دور ریخته شوند، اینکار ممکن است به دلیل ارزش پایین آنها باشد. اما خریدی که موجودی را به حداقل برساند و با حجم فروش بالا مطابقت داشته باشد، منجر به مدیریت کارآمد موجودی می شود. این گردش دارایی باعث بهبود سود آوری شرکت می شود.

توسعه منابع تامین جایگزین

ایجاد و حفظ رابطه با گروهی از تامین کنندگان در مدیریت خرید حیاتی است. البته نباید فراموش کرد که اتکای بیش از حد به یک تامین کننده یا گروهی از تامین کنندگان در یک جغرافیای خاص اصلاً کار مناسبی نیست و حتی ممکن است ریسک بالایی را داشته باشد. در صورت وقوع حوادث غیرمترقبه سیاسی یا طبیعی در آن منطقه، عرضه کل کالای مربوط به تامین کنندگان در آن ناحیه قطع خواهد شد. اگر نقصی در یک کالای عرضه شده توسط یک فروشنده وجود داشته باشد، شرکت می تواند به تامین کنندگان دیگر مراجعه کند. بنابراین مدیریت خرید خوب شامل کاهش ریسک با حفظ تعادل بین تامین کنندگان از مکان های مختلف است. داشتن بیش از یک تامین کننده نیز برای جلوگیری از انحصار تامین کننده و رقابتی نگه داشتن قیمت ها، یکی دیگر از قدم های مهمی است که در مدیریت خرید باید برداشت.

برقراری روابط صمیمانه با تامین کنندگان

شرکت ها و تامین کنندگان آنها روابط وابسته ای دارند. بهتر است بین تامین کنندگان مختلف و شرکت روابط صمیمانه برقرار کنید. وجود رابطه نزدیک بین شرکت و تامین کنندگان باعث می شود که هر دو طرف راحت تر به درخواست ها و نیازهای یکدیگر پاسخ دهند. زمانی که تامین کننده از رابطه فعلی با شرکت اطمینان داشته باشد، مذاکره در مورد قیمت کمتر و شرایط بهتر، آسان تر می گردد . همچنین تأمین کننده ممکن است اعتبارات و اختیارات بیشتری را برای شرکت فراهم کند.

• نرخ های رقابتی
• زمان کمتری صرف مذاکره برای شرایط و ضوابط می شود
• شرکت اولویت بیشتری نسبت به سایر خریداران تامین کننده مورد نظر خواهد داشت
• اگر کالای جدیدی در دسترس باشد، تامین کننده شرکت شما را برای اعلام وجود کالای های جدید در اولویت قرار می دهد.
• اعتبارات و دوره های آن طولانی تر و بیشتر خواهند بود. 

دستیابی به هماهنگی نزدیک با سایر بخش ها

برخی از بخش هایی که به طور مستقیم با قسمت های مختلف فرایند خرید درگیر هستند عبارتند از:

بخش تولید

این بخش است که اقلام را برای خرید درخواست می کند. بخش تولید درخواست های خرید را برای اقلام و مشخصات دقیق، کیفیت و کمیت مطلوب ایجاد می کند و همچنین زمان بندی هایی را که در آنها کالای مشخصی مورد نیاز است را مشخص می کنند. یک رابطه خوب بین بخش تولید و بخش خرید باعث می شود نهاده های تولید به فرایند تولید انتقال یابند.

دپارتمان مهندسی

این بخش وظیفه مهندسی ماشین آلات و تجهیزات مورد استفاده در شرکت را بر عهده دارد. از آنجایی که تولید کالا به ماشین آلات وابسته است، بخش مهندسی نقش حیاتی را در شرکت دارد. بخش مهندسی باید نظارت دقیقی بر عملکرد های مدیریت خرید به منظور سفارش تجهیزات جدید مورد نیاز، خرید قطعات یدکی و دریافت خدمات مورد نیاز برای نگهداری تجهیزات داشته باشد.

بخش بازاریابی

بخش بازاریابی مزایا و فواید محصولات فروخته شده توسط شرکت را تبلیغ می کند. ضروری است که بخش بازاریابی خود را با جزئیات واقعی مواد مورد استفاده هماهنگ سازد تا بتواند بر اساس مشخصات و کیفیت کالا تبلیغ را انجام دهد. یک کمپین بازاریابی اگر بیشتر از آنچه که توانایی عرضه دارد را تبلیغ کند، در دراز مدت شکست خواهد خورد و بر کسب و کار و شهرت آن تأثیر منفی خواهد گذاشت.

بخش مالی

خرید و امور مالی رابطه بسیار نزدیکی با هم دارند. خرید مستلزم پرداخت هزینه کالا است. بنابراین، بخش مالی باید هماهنگ با خرید فعالیت کند تا از وجوه شرکت به بهترین نحو استفاده کرده و اقلام مورد نیاز را به دست آورد. عملکرد صحیح قسمت امور مالی منجر به جمع آوری پول و تعیین بهترین قیمت برای کالا ها می گردد. از دیگر وظایف امور مالی تصمیم گیری درباره جنبه های مالی یک خرید است. بخش خرید باید در مورد شرایط پرداختی که مورد توافق بخش مالی است، با بخش مالی مذاکره داشته باشد. هر دو بخش باید با یکدیگر همکاری کنند تا تعهدات پرداخت شرکت به فروشندگان خود را به موقع انجام دهند.

بخش منابع انسانی

خرید یک فرایند بسیار مردم محور است. شرکت های تامین کننده و فروشنده توسط افرادی که با پرسنل بخش خرید مذاکره می کنند نمایندگی می شوند. تعیین پرسنل بخش خرید بهتر است تا از بین افرادی که مهارت های مربوطه را دارند، باشد. بخش منابع انسانی همچنین باید از آموزش مداوم و توسعه مهارت افراد بخش خرید پشتیبانی کند.

آموزش و توسعه پرسنل

پرسنل بخش خرید باید با افراد مختلف ملاقات و تجارت کنند. مهارت های افراد و توانایی مذاکره در عین حفظ روابط خوب با تامین کنندگان برای شرکت ضروری است. بنابراین بخش خرید باید نظارت کافی بر آموزش و پیشرفت پرسنل خود داشته باشد. زمان و هزینه ای که برای آموزش افراد حاضر در بخش خرید صرف می شود، به شرکت، در زمانی که بخش خرید نیاز به مذاکره در مورد پیشنهاد های مطلوب تر مذاکره داشته باشد، کمک می نماید.

برخی از جنبه های مهم آموزش بخش خرید عبارتند از: فرایند بهبود مستمر یا KAIZEN، مدیریت کیفیت، فرایند بازرسی، ارتقاء یا توسعه تامین کننده، فرایند تایید قطعات تولیدی (PPAP) و سیستم مدیریت محل کار 5S.

نگهداری و گزارش مدیریت کارآمد سوابق

خرید شامل کارهای اداری و ثبت سوابق زیادی می شود. ثبت سوابق بی عیب و نقص و عاری از خطا، از سوء مدیریت و تقلب در روند خرید جلوگیری به عمل می آورد. سوابق دقیق، به روز، قابل فهم به مدیریت کمک می کند تا فعالیت های خرید را زیر نظر داشته باشد. گزارش های منظم که به راحتی قابل درک باشند حتماً باید جزو بخشی از فرایند خرید قرار بگیرند.

استفاده از نرم افزار های مناسب به منظور مدیریت خرید بهتر